Λογισμικό διαχείρισης πόρων είναι ικανό να παρέχει ορατότητα στους πόρους της εταιρείας, να εξισορροπεί το φορτίο των πόρων και να βελτιώνει τη συνολική απόδοση της εταιρείας. Η χρήση τους όμως απαιτεί γνώση όλων των τομέων εφαρμογής τους.
Σε αυτό το άρθρο, θα ρίξουμε μια ματιά στους κύριους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό διαχείρισης πόρων, θα εξερευνήσουμε πώς λειτουργούν τα εργαλεία σε κάθε τομέα και θα μοιραστούμε μερικές συμβουλές και περιορισμούς του λογισμικού.
Τι είναι το λογισμικό διαχείρισης πόρων
Μια εταιρεία έχει πολλούς πόρους:
- Ανθρώπινο δυναμικό.
- Οικονομικοί πόροι.
- Υλικοί πόροι.
- Διανοητική ιδιοκτησία.
Το λογισμικό διαχείρισης πόρων μπορεί μερικές φορές να βοηθήσει στη διαχείριση υλικών πόρων, αλλά αυτές οι λειτουργίες συνήθως αναλαμβάνονται από εργαλεία προγραμματισμού πόρων επιχείρησης (ERP). Τα εργαλεία διαχείρισης πόρων επικεντρώνονται παραδοσιακά στη διαχείριση ανθρώπινων πόρων σε περιβάλλοντα πολλαπλών έργων.
Σχεδιασμός χωρητικότητας
Ο σχεδιασμός χωρητικότητας είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό των περισσότερων εργαλείων διαχείρισης πόρων. Η χωρητικότητα είναι ο όγκος της εργασίας που μπορεί να γίνει από μια εταιρεία, συνήθως μετρούμενος σε χρεώσιμες διαθέσιμες ώρες. Αυτό που κάνει ο προγραμματισμός ικανότητας είναι να μετρήσει τη συνολική ικανότητα της εταιρείας, να τη συγκρίνει με τον όγκο της εργασίας που έχει ήδη ανατεθεί και να χρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες για τον προγραμματισμό μελλοντικών δραστηριοτήτων.
Το πιο βασικό χαρακτηριστικό που θα βρείτε στο λογισμικό διαχείρισης πόρων που σχετίζεται με τον προγραμματισμό χωρητικότητας είναι το γράφημα φορτίου που μπορεί να δημιουργηθεί για προηγούμενα, παρόντα και μελλοντικά έργα. Είναι ένα απλό γράφημα που απεικονίζει την ικανότητα της εταιρείας έναντι του τρέχοντος φορτίου. Οι τρέχοντες αριθμοί φορτίου βασίζονται στο σύνολο των εκτιμήσεων του έργου που εκτελούνται αυτήν τη στιγμή.
Στην ιδανική περίπτωση, θέλετε το φορτίο να είναι ελαφρώς χαμηλότερο από την χωρητικότητα. Εάν είναι μικρότερη από το 80-90% της χωρητικότητας, η εταιρεία σας υποεκμεταλλεύεται πόρους και χάνει πιθανά κέρδη από την ανάληψη νέων έργων. Εάν είναι πάνω από 100%, οι πόροι είναι υπερφορτωμένοι και δεν θα είναι σε θέση να παραδώσουν τα έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη εγκαίρως ή με τα σωστά πρότυπα ποιότητας.
Σε πολλά εργαλεία, μπορείτε να δείτε το φορτίο όχι μόνο για την εταιρεία στο σύνολό της αλλά και για κάθε έργο, ομάδα πόρων ή έναν μεμονωμένο πόρο.
Τα γραφήματα φόρτωσης για τρέχοντα έργα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εξάλειψη των σημείων συμφόρησης και ο προγνωστικός σχεδιασμός χωρητικότητας είναι χρήσιμος για την αξιολόγηση πόσων έργων μπορεί να δεχτεί ο οργανισμός σας χωρίς να υπονομεύεται η παραγωγικότητα.
Συμβουλές σχεδιασμού χωρητικότητας
Ο σχεδιασμός χωρητικότητας βασίζεται σε σωστές εκτιμήσεις για το πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί ένα έργο. Η υποτίμησή του θα οδηγήσει σε λοξές αναλύσεις, επομένως θέλετε να είστε όσο το δυνατόν ακριβέστεροι όταν κάνετε τέτοιες εκτιμήσεις.
Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα ψηφοφορίας για να καθορίσετε τις απαιτήσεις του έργου και να λάβετε υπόψη τις απόψεις των βασικών μελών της ομάδας. Εάν διαπιστώνετε ότι υποτιμάτε σταθερά τον χρόνο που απαιτείται για ένα έργο, προσθέστε ένα χρονικό buffer που κυμαίνεται μεταξύ 10% και 25% σε κάθε εκτίμηση.
Κατανομή πόρων
Η κατανομή πόρων είναι η διαδικασία ανάθεσης πόρων σε έργα και εργασίες. Είναι μια πιο τακτική προσπάθεια από τον προγραμματισμό χωρητικότητας και συχνά περιλαμβάνει δραστηριότητες σε επίπεδο έργου, όπως η ανάλυση του φορτίου για σημεία συμφόρησης και η λήψη αποφάσεων για την ανάθεση πόρων σε έργα με βάση τη διαθεσιμότητα της ομάδας και του ατόμου.
Τα γραφήματα φορτίου παίζουν επίσης σημαντικό ρόλο σε αυτή τη διαδικασία. Σας επιτρέπει να εντοπίσετε ένα σημείο συμφόρησης στα έργα που εκτελούνται και να λάβετε αποφάσεις σχετικά με την ανακατανομή των πόρων που θα το εξαλείψουν.
Ένα άλλο χαρακτηριστικό των εργαλείων διαχείρισης πόρων που είναι χρήσιμα από αυτή την άποψη είναι οι δυνατότητες σχεδιασμού σεναρίων. Αυτά σας επιτρέπουν να αλλάξετε τη σύνθεση του χαρτοφυλακίου και την κατανομή πόρων σε ένα προσομοιωμένο περιβάλλον για να δείτε ποιο σύνολο έργων μπορεί να παραδοθεί υπό τους υπάρχοντες περιορισμούς πόρων.
Συμβουλές κατανομής πόρων
Με τα εργαλεία διαχείρισης πόρων, μπορείτε να εντοπίσετε μια υπερφόρτωση και να βρείτε το σημείο συμφόρησης που πρέπει να λυθεί. Για να το κάνετε αυτό, μόλις βρείτε μια υπερφόρτωση σε επίπεδο χαρτοφυλακίου, εκτελέστε ανάλυση γραφήματος φόρτωσης για έργα και ομάδες πόρων για να περιορίσετε τον ένοχο. Θα καταλήξετε στο συγκεκριμένο σύνολο έργων ή εργασιών που υπερφορτώνουν τους πόρους σας και θα είστε σε θέση να εξαλείψετε το σημείο συμφόρησης με τον επαναπρογραμματισμό ορισμένων από αυτά.
Διαχείριση ικανοτήτων
Η διαχείριση ικανοτήτων είναι ένα σημαντικό μέρος της διαδικασίας κατανομής πόρων. Αναφέρεται στην ανάλυση των δεξιοτήτων των πόρων και των ομάδων πόρων κατά τη λήψη αποφάσεων κατανομής.
Η κακή κατανόηση των δεξιοτήτων που διαθέτει η βάση των πόρων σας οδηγεί σε αναποτελεσματική κατανομή πόρων. Η ανάθεση εργασίας με υψηλές απαιτήσεις δεξιοτήτων σε εργαζόμενους με χαμηλότερα επίπεδα δεξιοτήτων έχει ως αποτέλεσμα μεγαλύτερους χρόνους εκτέλεσης και χαμηλότερη ποιότητα. Η ανάθεση εργασιών αρχικού επιπέδου σε ειδικευμένους πόρους έχει ως αποτέλεσμα την απώλεια αφοσίωσης.
Τα εργαλεία διαχείρισης πόρων επιλύουν αυτό το πρόβλημα παρέχοντας εργαλεία για την προβολή των απαιτήσεων δεξιοτήτων έργων, εργασιών και εργαζομένων. Αυτό επιτρέπει στους διαχειριστές να ευθυγραμμίσουν γρήγορα τους κατάλληλους πόρους με τα σωστά έργα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα εργαλεία κατανομής πόρων παρέχουν μια λίστα εργαζομένων που είναι κατάλληλοι για κάθε εργασία απευθείας στο παράθυρο εργασιών, καθιστώντας τη διαδικασία ακόμη πιο αποτελεσματική.
Συμβουλές διαχείρισης ικανοτήτων
Τα χαρακτηριστικά διαχείρισης ικανοτήτων βασίζονται στην ακρίβεια των εισροών. Για να κάνετε τη διαδικασία όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα σύνολο εσωτερικών κριτηρίων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κρίνετε τις απαιτήσεις δεξιοτήτων των έργων και τα επίπεδα δεξιοτήτων των εργαζομένων.
Διαχείριση φόρτου εργασίας
Η διαχείριση φόρτου εργασίας είναι μια τακτική δραστηριότητα που περιλαμβάνει την παρακολούθηση και τη διαχείριση του φόρτου εργασίας μεμονωμένων πόρων σε επίπεδο έργου. Εδώ το γράφημα φόρτωσης και η δυνατότητα σχεδιασμού σεναρίων αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος των εργαλείων που θα χρησιμοποιείτε ως διαχειριστής.
Θα χρειαστεί να ρίξετε μια πιο προσεκτική ματιά στον φόρτο εργασίας μεμονωμένων πόρων και να τον εξισορροπήσετε με τους άλλους υπαλλήλους. Ο στόχος εδώ είναι να επιτευχθεί η βέλτιστη χρήση όλων των πόρων της ομάδας, χωρίς υποφόρτωση ή υπερφόρτωση.
Συμβουλές διαχείρισης φόρτου εργασίας
Η ανάλυση σε επίπεδο έργου βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στην πρόσβαση σε όλα τα σχετικά δεδομένα σχετικά με τη χωρητικότητα πόρων. Για παράδειγμα, εάν λείπει μια ομάδα έργων από το λογισμικό διαχείρισης πόρων, η ανάλυση φορτίου θα δείξει ότι οι πόροι που περιλαμβάνονται σε αυτά τα έργα είναι υποφορτωμένοι, κάτι που δεν συμβαίνει. Αν χάσει πληροφορίες για συσκέψεις στις οποίες συμμετέχουν οι πόροι, θα εμφανίσει μερικές ώρες υποφόρτωσης λόγω της μη καταγραφής αυτών των ωρών συνάντησης.
Βεβαιωθείτε ότι όλα τα σχετικά δεδομένα είναι ενσωματωμένα με τα εργαλεία για τη λήψη ακριβών αναλυτικών στοιχείων.
Παρακολούθηση απόδοσης
Όσον αφορά την παρακολούθηση της απόδοσης, τα εργαλεία διαχείρισης πόρων προσφέρουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
- Ανάλυση γραφήματος φορτίου.
- Διάγραμμα εξάντλησης προϋπολογισμού.
- Παρακολούθηση προόδου του έργου.
- Επισκόπηση καταστάσεων έργου.
- Σημαντικά σημεία έργων σε κίνδυνο.
Τα περισσότερα από αυτά τα στατιστικά στοιχεία μπορούν να προβληθούν για το χαρτοφυλάκιο στο σύνολό του καθώς και για οποιονδήποτε συνδυασμό έργων, εργασιών και ομάδων πόρων.
Συμβουλές παρακολούθησης απόδοσης
Ως διαχειριστής υψηλού επιπέδου, είναι καλύτερο να ρυθμίζετε ειδοποιήσεις για βασικές μετρήσεις αντί να διαβάζετε πλήρεις αναφορές κάθε φορά.
Πώς μπορεί η διαχείριση πόρων να βελτιώσει την απόδοση
Το λογισμικό διαχείρισης πόρων μπορεί να βελτιώσει την απόδοση της εταιρείας σας σε:
- Σχεδιασμός χωρητικότητας.
- Κατανομή πόρων.
- Διαχείριση ικανοτήτων.
- Διαχείριση φόρτου εργασίας.
- Παρακολούθηση απόδοσης.
Λάβετε υπόψη ότι η ποιότητα των αναλυτικών στοιχείων βασίζεται σε σωστές εισαγωγές δεδομένων και δημιουργήστε ένα σύστημα που μπορεί να ενσωματώσει όλα τα σχετικά δεδομένα στη λύση διαχείρισης πόρων σας.
VIA: DataConomy.com
