Μετέτρεψα το Gmail σε έναν ελαφρύ διαχειριστή εργασιών και τελικά απέρριψα τις υποχρεώσεις μου — ορίστε πώς

Όπως οι περισσότεροι άνθρωποι, έχω δοκιμάσει το μερίδιό μου από διαχειριστές εργασιών. Έχω αναπηδήσει μεταξύ εφαρμογών Android τρίτων όπως το Todoist, το TickTick και το Notion.

Ωστόσο, τίποτα δεν έκανε πραγματικά κλικ. Είχα κατακλυστεί από τον αριθμό των λιστών που έπρεπε να διατηρήσω και τις αποφάσεις σχετικά με το πού ανήκε μια εργασία.

Αλλά σε κάποιο σημείο, συνειδητοποίησα ότι αφιέρωσα περισσότερο χρόνο στη διαχείριση των εργασιών παρά στο να τις κάνω. Το κρίσιμο σημείο ήταν η έλλειψη πλαισίου. Οι περισσότερες από τις εργασίες μου δεν ξεκίνησαν καθόλου ως εργασίες.

Ξεκίνησαν ως email, με αιτήματα, συνέχεια, εγκρίσεις και δεσμεύσεις στα εισερχόμενά μου. Η ανακάτεψή τους σε μια ξεχωριστή εφαρμογή ήταν σαν να είναι απασχολημένη.

Έτσι, αντί να προσθέσω ένα ακόμη σύστημα, δοκίμασα κάτι πιο απλό.

Μετέτρεψα το ίδιο το Gmail σε έναν ελαφρύ διαχειριστή εργασιών, ακριβώς εκεί που γινόταν ήδη η δουλειά.

Ξανασκεφτείτε ποιες είναι οι εργασίες στην πραγματικότητα

Ένας λόγος για τον οποίο οι περισσότεροι διαχειριστές εργασιών δεν με κολλούσαν ποτέ ήταν ότι αντιμετώπιζαν κάθε εργασία το ίδιο.

Μια γρήγορη απάντηση, μια παρακολούθηση συνάντησης και ένα μακροπρόθεσμο έργο κατέληξαν ως πανομοιότυπα πλαίσια ελέγχου, γεγονός που έκανε τη λίστα υποχρεώσεών μου να αισθάνεται πιο βαριά από όσο έπρεπε.

Συνειδητοποίησα ότι το πρόβλημα ήταν πώς καθόριζα τα καθήκοντα.

Όταν οπισθοχώρησα, συνειδητοποίησα ότι πολλά από τα «καθήκοντά» μου δεν ήταν καθόλου καθήκοντα. Ήταν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία έπρεπε να απαντήσω, αποφάσεις που έπρεπε να πάρω ή πληροφορίες στις οποίες έπρεπε να αναφερθώ αργότερα.

Αναγκάζοντάς τα πάντα σε έναν παραδοσιακό διαχειριστή εργασιών, αντιγράφω την εργασία.

Εάν ένα email διαρκεί λιγότερο από δύο λεπτά, το χειρίζομαι αμέσως. Αν χρειάζεται παρακολούθηση, γίνεται καθήκον. Αν είναι καθαρά ενημερωτικό, παραμένει αρχειοθετημένο.

Αφού σταμάτησα να προσπαθώ να εξάγω εργασίες από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και αντ’ αυτού δούλεψα μέσα σε αυτό, η διαχείριση του φόρτου εργασίας μου έγινε πιο απλή.

Μετατροπή email σε εργασίες (χωρίς να φύγετε από το Gmail)

Η δυνατότητα που έκανε αυτό το σύστημα να κάνει κλικ ζει σε κοινή θέα στη διεπαφή επιφάνειας εργασίας του Gmail.

Ανοίξτε το Καθήκοντα από τη δεξιά πλαϊνή γραμμή, σύρετε ένα email σε αυτό και το Gmail μετατρέπει αμέσως αυτό το μήνυμα σε εργασία.

Η εργασία κληρονομεί το θέμα του email ως τίτλο, περιλαμβάνει έναν άμεσο σύνδεσμο πίσω στο αρχικό μήνυμα και συγχρονίζεται αυτόματα με το Google Tasks εφαρμογή.

Στην εφαρμογή για κινητά, μπορείτε να ανοίξετε ένα email, να πατήσετε το εικονίδιο μενού με τρεις κουκκίδες στην κορυφή και επιλέξτε Προσθήκη στο Tasks.

Αυτό που το κάνει τόσο αποτελεσματικό είναι το πόσο χωρίς τριβή αισθάνεται.

Δεν χρειάζεται να αντιγράψω λεπτομέρειες, να αλλάξω εφαρμογές ή να αποφασίσω πώς να διατυπώσω την εργασία. Μπορώ να το μετονομάσω επί τόπου σε κάτι που μπορεί να λειτουργήσει, όπως “Απάντηση με τροποποιήσεις”, “Αποστολή τιμολογίου” ή “Έλεγχος εγγράφου” και να προχωρήσω.

Το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένει συνημμένο, επομένως το πλαίσιο δεν χάνεται ποτέ. Εάν πρέπει να ελέγξω ένα συνημμένο, να ξαναδιαβάσω ένα νήμα ή να επιβεβαιώσω μια προθεσμία, είναι ένα κλικ μακριά.

Χρήση του Google Tasks για οτιδήποτε δεν είναι μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αφού το Gmail και το Google Tasks έγιναν οι προεπιλογές μου για εργασίες που βασίζονται σε email, το προφανές ερώτημα ήταν τι να κάνω με οτιδήποτε άλλο, όπως ιδέες, υπενθυμίσεις και προσωπικές υποχρεώσεις.

Οτιδήποτε δεν ξεκινούσε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πήγαινε απευθείας στο Google Tasks. Θα τα πρόσθετα με μη αυτόματο τρόπο από την εφαρμογή Tasks στο τηλέφωνό μου ή από την πλαϊνή γραμμή στην επιφάνεια εργασίας.

Διατηρώ τους τίτλους σύντομους και αντιστέκομαι στην παρόρμηση για υπερβολική οργάνωση.

Το κλειδί ήταν να αντιμετωπιστεί το Tasks ως βασικό και όχι ως σχεδιαστής. Εκεί πήγαιναν τα ημιτελή πράγματα, οπότε δεν έπιαναν διανοητικό χώρο.

Πού αποτυγχάνει αυτή η ρύθμιση και γιατί την κρατάω ούτως ή άλλως

Η ρύθμιση του Gmail-and-Tasks μου δεν είναι τέλεια και δεν θα προσποιούμαι ότι αντικαθιστά κάθε δυνατότητα ενός αποκλειστικού διαχειριστή εργασιών.

Το Google Tasks είναι σκόπιμα απλό. Δεν υποστηρίζει σύστημα προσθήκης ετικετών, ιεραρχίες έργων ή ενσωματωμένα αναλυτικά στοιχεία ή αναφορές παραγωγικότητας.

Εάν διαχειρίζεστε μεγάλα έργα πολλαπλών βημάτων με εξαρτήσεις και χρονοδιαγράμματα, αυτό το σύστημα θα είναι περιοριστικό.

Επίσης, δεν είναι ιδανικό για μακροπρόθεσμο σχεδιασμό. Αν και μπορείτε να προσθέσετε προθεσμίες στο Tasks, δεν προσφέρει προηγμένες λειτουργίες όπως εβδομαδιαίες λειτουργίες προγραμματισμού, εξισορρόπηση φόρτου εργασίας ή παρακολούθηση προόδου. πράγματα που κάνουν καλά εφαρμογές όπως το TickTick και το Todoist.

Εάν βασίζεστε σε αυτές τις δυνατότητες για να παραμείνετε παρακινημένοι, το Google Tasks μπορεί να αισθάνεται ξεκάθαρο.

Αλλά αυτή η απλότητα είναι ο λόγος που το κρατάω.

Ζω ήδη μέσα στο οικοσύστημα της Google. Το Gmail είναι ανοιχτό όλη την ημέρα, ενώ το Ημερολόγιο Google εκτελεί το πρόγραμμά μου. Και το Google Tasks ενσωματώνεται και με τα δύο. Δεν υπάρχουν ξεχωριστά εισερχόμενα για επεξεργασία.

Με το Gmail και το Tasks να συνεργάζονται, μπορώ εύκολα να δημιουργήσω εργασίες ενώ διαβάζω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όχι αργότερα όταν μπορεί να το ξεχάσω.

Κάθε εργασία συνδέεται πίσω στο αρχικό email, επομένως δεν χρειάζεται να αντιγράψω λεπτομέρειες, να επικολλήσω συνδέσμους ή να αναρωτηθώ γιατί πρόσθεσα κάτι εξαρχής.

Για την καθημερινή εργασία, αυτό είναι πολύ πιο χρήσιμο από έναν ισχυρό διαχειριστή εργασιών.

Η ομορφιά της χρήσης του Gmail ως διαχειριστή εργασιών

Μετά από χρόνια αναπήδησης μεταξύ αποκλειστικών εφαρμογών υποχρεώσεων, βρήκα επιτέλους ένα σύστημα που κολλάει επειδή ταιριάζει άψογα στον τρόπο που ήδη δουλεύω.

Το Gmail, σε συνδυασμό με το Google Tasks, κρατά τα στοιχεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν μπροστά και στο κέντρο χωρίς να μου ζητά να διατηρήσω άλλη εφαρμογή ή οικοσύστημα.

Ωστόσο, δεν είναι τέλειο. Δεν διαθέτει προηγμένες προβολές έργου, υπενθυμίσεις για πολύπλοκες ροές εργασίας και ορισμένες από τις δυνατότητες που προσφέρουν οι άλλοι διαχειριστές εργασιών.

Αλλά για μένα, η απλότητα είναι το ζητούμενο.

Το Gmail έχει γίνει ο ελαφρύς, πάντα προσβάσιμος διαχειριστής εργασιών μου, ο οποίος με βοηθά να οργανώνω την ημέρα μου χωρίς να νιώθω ότι χρειάζεται επιπλέον δουλειά.